L’employeur peut-il ouvrir les e-mails et les fichiers de ses salariés ?

Un salarié est soupçonné de dénigrer son entreprise ou de détourner des informations confidentielles ; l'employeur a-t-il le droit d'inspecter sa messagerie et d'ouvrir les dossiers stockés dans son ordinateur pour en avoir le coeur net ? Face au droit, courriels et fichiers ne sont pas logés à la même enseigne.

Accès aux courriels personnels du salarié : autorisation judiciaire

Depuis la célèbre décision "Nikon" de 2001 érigeant en principe sacro-saint le respect de la vie privée du salarié au bureau, la jurisprudence a affiné sa position et précisé les contours du sanctuaire personnel du salarié.

Règle n° 1 : Le salarié a droit au respect de sa vie privée, et en particulier au secret des correspondances, dont la violation est pénalement sanctionnée. Cela l'autorise à envoyer des e-mails privés sans que l'employeur puisse en tirer un grief.

Règle n° 2 : "Sauf risque ou événement particulier, l'employeur ne peut ouvrir les messages identifiés par le salarié comme personnels contenus sur le disque dur de l'ordinateur mis à sa disposition qu'en présence de ce dernier ou celui-ci dûment appelé" (Cour de cassation, 17 juin 2009).

Règle n° 3 : Seuls les courriers identifiés comme "personnels" bénéficient de la protection du secret des correspondances. Si une telle mention n'existe pas, le mail est présumé avoir un caractère professionnel et l'employeur peut l'ouvrir en l'absence du salarié (Cour de cassation, 15 décembre 2010). Un courriel intitulé vacances à Arcachon est-il "personnel" ? "L'intitulé qui identifie le mieux le courriel est l'expression personnel, voire privé," souligne Christine Baudoin, avocate associée du cabinet Lmt Avocats, spécialisée en droit du travail.

Règle n° 4 : Une fois ouvert "légitimement", le courriel peut être utilisé à l'appui d'une procédure disciplinaire de licenciement s'il présente un "rapport avec l'activité professionnelle".

Deux précautions à l'usage des employeurs : "Rappeler ces principes dans le règlement intérieur de l'entreprise et, en cas de doute, solliciter une ordonnance sur requête autorisant un huissier de justice à ouvrir les courriels concernés, le cas échéant, assisté d'un expert informatique", conseille Christine Baudoin. L'huissier doit observer une procédure précise pour que son constat soit recevable et probant. "Un jugement du tribunal de grande instance de Paris précise que le cheminement adopté par l'huissier pour accéder aux pages litigieuses doit être matérialisé, de même que les pages visualisées, mais aussi que les caches de l'ordinateur soient vidés pour que l'huissier ne constate pas plusieurs fois la même page", souligne l'avocat.

Fouille des fichiers personnels : le salarié doit être présent ou convoqué

Règle n° 1 : Tout ce qui est "personnel" est protégé.

Règle n° 2 : Le salarié qui ne prend pas soin de mentionner "personnel" sur l'intitulé de ses dossiers et de ses fichiers ne pourra reprocher à son employeur de les avoir ouverts en son absence (Cour de cassation, 18 octobre 2006). "Sauf risque ou événement particulier, l'employeur ne peut ouvrir les fichiers identifiés par le salarié comme personnels contenus sur le disque dur de l'ordinateur mis à sa disposition qu'en présence de ce dernier ou celui-ci dûment appelé." S'il ne se présente pas, l'employeur peut ouvrir les fichiers sans avoir à demander l'autorisation au juge.

Le cas de Bruno B.

Bruno B., clerc dans une étude notariale, a été licencié pour faute grave après que son employeur a découvert dans son ordinateur de bureau des e-mails dénigrants et injurieux dénonçant le comportement et la gestion de l'étude. Ces courriels, adressés à la Chambre des notaires, la caisse de retraite et l'Urssaf, faisant notamment état de fraudes fiscales et sociales, étaient répertoriés dans des fichiers intitulés "essais divers, essais divers B, essais divers restaurés". Le salarié a invoqué le caractère "personnel" de ces fichiers, argument rejeté par la Cour de cassation qui confirme l'arrêt de la cour d'appel d'Angers. Dans la mesure où le salarié ne les a pas identifiés comme étant "personnels", les fichiers sont présumés professionnels. L'employeur est donc en droit de les ouvrir en l'absence de l'intéressé et de les utiliser dans le cadre d'une procédure disciplinaire (décision du 15 décembre 2009).

Les initiales du prénom n'indiquent pas le caractère personnel du fichier

Jean-Michel, responsable commercial marketing d'une société de captage en traitement et distribution d'eau, avait créé un répertoire portant ses initiales JM. Ce répertoire comportait un sous-répertoire dénommé "personnel" et un autre intitulé "Marteau". Le soupçonnant de préparer la chute de l'entreprise par la mise en place d'une structure directement concurrente, l'employeur a profité de son absence pour ouvrir son disque dur en présence d'un huissier. Celui-ci a consulté et reproduit les documents trouvés dans le sous-répertoire "Marteau", laissant de côté le sous-répertoire "personnel". Bingo ! "Marteau" était précisément le nom de la société dont il s'était rapproché pour monter une activité concurrente.

Licencié pour faute lourde, le salarié assigne alors son employeur en brandissant l'argument de la violation de la vie privée. Pour lui, le constat d'huissier est nul et ne peut donc être exploité. La cour d'appel lui donne raison. En estampillant son répertoire JM, le salarié a voulu le différencier des autres dossiers à caractère professionnel. Les juges en concluent que l'employeur a commis une faute et que le licenciement prononcé est sans cause réelle et sérieuse. Cette décision est retoquée par la Cour de cassation : "La cour d'appel a violé l'article 8 de la Convention européenne de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales, les articles 9 du Code civil et L. 120-2 du Code du travail". Le répertoire JM, même s'il renvoie à l'identité de celui qui l'a créé, est donc réputé abriter des données professionnelles (décision du 18 octobre 2009).